Es un documento electrónico estructurado que respalda las operaciones tributarias, siendo generado como un archivo electrónico por el emisor, quien lo transmite al Ministerio de Hacienda, para recepcionarlo y almacenarlo en su Base de Datos.

La factura digital: es una imagen o archivo PDF, no cuenta con un formato estructurado de datos, ni facilita el tratamiento automatizado; además no siempre cuentan con el respaldo de una firma electrónica. Es necesaria su impresión física para considerarse válida fiscalmente.
Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTES): tienen un formato de datos estructurados en base al lenguaje JSON y demás especificaciones técnicas determinadas por la DGII; facilitando el tratamiento automatizado de la información, asimismo tienen el respaldo de una firma electrónica simple o certificada por el emisor. No necesita su impresión física para ser válido fiscalmente.

a)  Sistema de Transmisión DTE: Sistema mediante el cual el contribuyente emisor de DTE transmite hacia la Administración Tributarias sus Documentos Tributarios Electrónicos, mismos que fueron previamente generados y firmados en el sistema de facturación interno del contribuyente que cumple con los requisitos funcionales y técnicos previstos por esta Administración.
b) Sistema de Facturación DTE: Es una solución Web desarrollada por la Administración Tributaria, puesta a disposición de forma gratuita para los contribuyentes que cumplan parámetros determinados por la DGII, donde podrán gestionar su información como Emisores de DTE, emitir y generar documentos por sus operaciones, descargar las Representaciones Gráficas, así como transmitir la información hacia la DGII.

Una vez transmitido el DTE por el emisor, usted cuenta con un servicio de consulta a través de la página Web del MH, ingresando al portal “Facturación Electrónica”, opción “Consulta pública de los DTE”; donde se encontrarán los estados de los Documentos Tributarios Electrónicos siguientes: Transmitido Satisfactoriamente, Rechazado, Error en Datos e Invalidado.

La Administración Tributaria habilitará una solución gratuita en la página Web del Ministerio de Hacienda denominada Sistema de Facturación DTE para emitir los Documentos Tributarios Electrónicos, siempre y cuando cumplan con los parámetros establecidos por esta cartera de Estado.

De conformidad a la Ley de Firma Electrónica los documentos electrónicos deben generarse, enviarse y almacenarse en formato electrónico, lo que excluye la posibilidad de ser almacenados en papel. El emisor debe enviar por un medio electrónico el DTE a su cliente, el medio es un acuerdo entre partes, por ejemplo: correo electrónico, URL para descarga de los documentos, WhatsApp, Telegram, etc.  Si el cliente lo solicita podrá entregar impresa una versión legible además del DTE.

Los Documentos Tributarios Electrónicos tienen la misma validez legal que los documentos en formato preimpresos tradicionales. Es importante recordar que el DTE no necesita de la impresión de la versión legible para ser válido fiscalmente.

El portal de la facturación electrónica contiene una sección «Documentos Generales» con toda la documentación inherente a la implementación de la facturación electrónica de los contribuyentes.

Para los contribuyentes con bajo volumen transaccional de emisión de documentos fiscales, la Administración Tributaria dispone de una solución gratuita para la emisión de Documentos Tributarios Electrónicos; Para aplicar a emitir DTE por este medio el contribuyente deberá cumplir con los parámetros que defina la DGII y realizar un proceso para poder ser autorizado como emisor de DTE y así poder generar y transmitir sus DTE.

La incorporación de los contribuyentes a emitir Documentos Tributarios Electrónicos, ha sido definida por medio de tres fases de implementación:

1. Plan Piloto, esta fue la primera fase que a la fecha se finalizó con éxito, en el cual se incorporaron contribuyentes que pertenecen a la categoría de grandes.

2. Antes de la fecha establecida por la Administración Tributaria para ser emisor de DTE, todos los contribuyentes que cumplan con los requisitos establecidos por la Administración Tributaria pueden solicitar iniciar el proceso para ser emisor de DTE.

3. De acuerdo a fecha establecida por la Administración Tributaria para ser emisor de DTE: La Administración Tributaria notificará a los contribuyentes que serán obligados a ser emisores de DTE conforme los parámetros que estime convenientes.

Aquellos contribuyentes que desean iniciar operaciones para la emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), podrán verificar la información general y técnica en la página del Ministerio de Hacienda, específicamente en el documento “Manual de Requisitos para ser Emisor de DTE”.
siguiendo los siguientes pasos:
1- Completa los requisitos mínimos para ingresar al Sistema seleccionado que se encuentran en nuestra página Web.
2- Envía tu Solicitud de ingreso voluntario al ambiente de pruebas.
3- DGII Emitirá aprobación y podrás realizar el proceso de auto acreditación.
4- Ejecuta las pruebas mínimas requeridas.
5- Presenta la solicitud de Autorización para ser emisore de DTE.
6- DGII te emitirá la Resolución de Autorización.
7- Inicia operaciones emitiendo DTE.

Cuando dentro de los DTE se solicite identificación por medio de NIT se deberá ingresar dicho número; recordando que con la homologación del DUI con el NIT, se aceptará la estructura del DUI (9 dígitos) como número de NIT, siempre y cuando la persona natural haya realizado el proceso de homologación previamente.

Los DTE deben ingresarse en los anexos IVA de la siguiente manera: 

1. En la columna de Clase de Documento deberá colocar el número 4.

2. En la columna Número de resolución será el Número de Control.

3. En la columna Serie de documento deberá colocar el Sello de Recepción.

4. En la columna Número de documento será el Código de Generación.

5. En la columna de Tipo de documento, seguirá colocando el código establecido para el documento emitido o recibido, según el caso. Ej. 01 para Factura, 03 para CCF, etc.

Ver Manual de usuario para carga de archivos de los anexos de la declaración del IVA.

El estado invalidado significa que el emisor ha dejado sin efecto el DTE. Si la invalidación ocurrió por causas no permitidas por la normativa o si según el receptor dicha invalidación produce afectación, éste podrá contactar al emisor para que le emita el nuevo documento legal correspondiente, además podrá dar aviso al Ministerio de Hacienda para el seguimiento respectivo.

El estado Rechazado significa que el Documento Tributario transmitido no cumple con la estructura de datos o formato electrónico establecido por la DGII. En este caso, a efecto que el receptor pueda acreditar sus deducciones legalmente, deberá contactar al emisor para que corrija el documento legal correspondiente, además podrá dar aviso al Ministerio de Hacienda para el seguimiento respectivo.

Si la consulta a los DTE genera un Error en datos significa que los datos proporcionados no son correctos o el DTE a que hace referencia no existe en la base de datos de la DGII. En el primer caso, se debe verificar que los datos ingresados sean correctos, en el segundo, deberá contactar al emisor para que le emita el documento legal correspondiente, además podrá dar aviso al Ministerio de Hacienda para el seguimiento respectivo.

Se entiende que existe contingencia cuando se susciten causas de fuerza mayor que dificulten la transmisión y recepción de los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).

Dentro de las fallas contempladas se encuentran:

Cuando estas circunstancias se susciten, el emisor deberá seguir los siguientes pasos:

1. Durante la contingencia deberá generar sus documentos electrónicos consignando en lo siguiente:

i. En Campo “Modelo de Facturación” la opción 2-Modelo Facturación Diferido

ii. En campo “Tipo de transmisión” la opción 2-Contingencia

iii. En campo “Tipo de contingencia” cualquiera de las opciones del catálogo CAT-005 Tipo de contingencia

iv. En campo “Motivo de la contingencia” podrá ampliar el tipo de contingencia seleccionado.

2. Superada la contingencia, deberá enviar dentro de un plazo máximo de 24 horas el “Evento de Contingencia”, este es un informe donde se notifica a la Administración Tributaria respecto a la contingencia presentada, además de notificar que generó documentos electrónicos durante este tiempo.

3. Finalmente deberá transmitir los documentos electrónicos hacia la Administración Tributaria en un plazo máximo de 72 horas, después de enviado el evento de contingencia, para que dichos documentos obtengan el sello de recepción, se conviertan en DTE y surtan los efectos fiscales.